PDF·사진 용량 줄이는 법 — 온라인 변환기에 올려도 되는 파일과 안 되는 파일

"파일 용량이 초과되었습니다."

부업을 하면 이 문장을 자주 봅니다. 스토어에 상세페이지 이미지를 올릴 때, 의뢰인에게 작업물을 보낼 때, 서류를 제출할 때. 급할 때 꼭 걸립니다.

그래서 검색하면 온라인 변환 사이트가 잔뜩 나옵니다. 파일을 끌어다 놓으면 몇 초 만에 줄여줍니다. 편합니다. 그런데 거기에 올려도 되는 파일과 안 되는 파일이 나뉩니다. 이 구분을 모르고 쓰는 사람이 많습니다.

용량을 줄이는 방법과 함께, 그 선을 어디에 그어야 하는지 정리했습니다.

용량이 커지는 이유는 대개 두 가지다

경우에 따라 다른 원인도 있지만, 일상적으로 마주치는 대부분은 이 두 가지로 설명됩니다. 원인을 알면 해결 방법이 정해집니다.

하나, 사진의 해상도가 필요 이상으로 크다. 요즘 스마트폰 사진은 가로 4,000픽셀이 넘습니다. 웹에 올릴 이미지는 가로 1,000픽셀 정도면 충분한데, 원본을 그대로 올리니 용량이 몇 배가 됩니다.

둘, PDF 안에 사진이 들어 있다. 글자만 있는 PDF는 원래 가볍습니다. 무거운 PDF는 거의 예외 없이 안에 이미지가 있습니다. 서류를 스캔했거나, 사진을 캡처해서 붙였거나, 파워포인트를 PDF로 내보낸 경우입니다.

글자만 있는 PDF는 보통 훨씬 가볍기 때문에, 글자 위주인데 용량이 10MB를 넘는다면 이미지로 저장된 페이지가 섞여 있을 가능성이 큽니다. 임베드된 폰트나 첨부 파일 때문에 커지는 경우도 있어서, 열어서 확인하는 게 정확합니다.

어디에 쓸 파일인지부터 정한다

무조건 작게 줄이는 게 답이 아닙니다. 인쇄할 파일을 웹 기준으로 줄이면 흐릿하게 나옵니다.

용도	적당한 가로 크기	참고
스토어 상세페이지	가로 860~1,000픽셀	플랫폼 권장값 확인
블로그·SNS 본문	가로 1,000~1,200픽셀	더 키워도 화면에서 차이 없음
이메일 첨부	전체 합쳐 10MB 안쪽	넘으면 반송되는 경우 있음
서류 제출	사이트에 표기된 제한	형식까지 지정된 경우가 많음
인쇄물	줄이지 않는다	원본 그대로 넘김

인쇄는 예외입니다. 명함이나 전단지처럼 실제로 찍어내는 파일은 용량이 커야 정상입니다. 인쇄소에 넘길 파일은 줄이지 말고 그대로 보냅니다.

사진 용량은 기본 기능으로 줄어든다

프로그램을 새로 깔 필요가 없습니다. 컴퓨터에 이미 들어 있습니다.

맥이라면 사진을 두 번 눌러 미리보기로 열고, 상단 메뉴에서 도구 → 크기 조절로 가로 픽셀을 바꿉니다. 그다음 파일 → 내보내기에서 품질 슬라이더를 조금 내립니다. 이 두 단계면 대부분 해결됩니다.

여러 장을 한꺼번에 줄이려면 파일을 모두 선택해서 미리보기로 열고, 왼쪽 목록에서 전체 선택한 뒤 크기 조절을 하면 한 번에 적용됩니다.

윈도우라면 사진 앱에서 열고 이미지 크기 조정을 쓰거나, 그림판에서 크기 조정으로 비율을 줄인 뒤 다른 이름으로 저장합니다.

스마트폰이라면 사진을 카카오톡이나 메일로 보낼 때 "일반 화질"을 고르는 것만으로도 용량이 크게 줄어듭니다. 별도 앱 없이 이 방법을 쓰는 사람이 의외로 적습니다.

품질 슬라이더는 한 번에 많이 내리지 말고 조금씩 내려가며 결과를 봅니다. 글자가 들어간 이미지는 특히 민감해서, 많이 줄이면 글자 테두리가 지저분해집니다.

PDF는 다시 내보내면 줄어든다

PDF 용량 줄이기는 방법이 하나 더 있습니다. PDF를 열어서 다시 PDF로 저장하는 것입니다.

맥은 미리보기로 PDF를 열고 파일 → 내보내기에서 Quartz 필터를 "Reduce File Size"로 고릅니다. 줄어드는 정도는 파일마다 다르지만, 이미지가 많은 파일은 크게 줄어드는 편입니다. 다만 안에 있던 이미지 품질이 같이 떨어지니, 도면이나 작은 글씨가 있는 서류는 저장 후 꼭 확인합니다.

윈도우는 PDF를 열고 인쇄를 누른 뒤, 프린터 목록에서 Microsoft Print to PDF를 골라 저장합니다. 실제로 찍는 게 아니라 새 PDF 파일로 나옵니다. 이 과정에서 용량이 줄어드는 경우가 있지만, 파일에 따라 오히려 커지기도 하니 저장 후 용량을 확인합니다.

이 방법에는 한 가지 부수 효과가 있습니다. 선택되던 글자가 이미지로 바뀔 수 있습니다. 복사·검색이 필요한 문서라면 원본을 따로 보관해둬야 합니다.

형식을 바꾸는 것만으로 줄어드는 경우

같은 이미지라도 어떤 형식으로 저장하느냐에 따라 용량이 크게 달라집니다.

형식	특징	언제 쓰나
JPG	사진에 적합, 용량 작음	상품 사진, 일반 사진
PNG	배경 투명 가능, 용량 큼	로고, 배경 없는 이미지
WEBP	같은 화질 기준 JPG보다 작은 경우가 많음	웹에 올릴 이미지 (올리는 곳이 지원하는지 확인)
HEIC	아이폰 기본, 호환 문제	전달 전 변환하는 게 안전
PDF	형태가 안 깨짐	서류, 제안서

가장 흔한 낭비는 사진을 PNG로 저장하는 것입니다. 화면 캡처는 기본이 PNG인 경우가 많은데, 사진성 이미지는 JPG로 바꾸면 눈에 보이는 차이 없이 용량이 몇 분의 일로 줄어듭니다.

반대로 로고를 JPG로 저장하면 안 됩니다. 투명 배경이 흰 사각형으로 바뀝니다. 납품물에서 이 실수가 나오면 다시 보내야 합니다. 이런 파일을 다룰 때 라이선스도 같이 봐야 하는데, 그건 무료 폰트·이미지 상업적 이용에 정리해뒀습니다.

HEIC는 아이폰으로 찍은 사진의 기본 형식입니다. 용량은 작은데 윈도우나 일부 업로드 화면에서 안 열립니다. 의뢰인에게 보낼 사진이라면 미리 JPG로 바꿔서 보내는 게 낫습니다. 아이폰 설정 → 카메라 → 포맷에서 "높은 호환성"으로 바꿔두면 애초에 JPG로 찍힙니다.

온라인 변환기, 올려도 되는 것과 안 되는 것

여기가 핵심입니다. 온라인 변환 사이트는 내 파일을 그쪽 서버에 업로드하는 것입니다. 내 컴퓨터에서 처리되는 게 아닙니다.

대부분 "몇 시간 후 삭제한다"고 안내합니다. 그 안내를 믿더라도, 삭제되기 전까지는 남아 있고 전송 과정도 거칩니다. 그래서 파일 종류로 선을 긋는 게 낫습니다.

파일	온라인 변환기
내가 찍은 상품 사진	괜찮다
공개된 자료, 블로그용 이미지	괜찮다
신분증·주민등록증 사진	안 된다
통장 사본, 계좌번호가 보이는 화면	안 된다
주민번호가 있는 서류	안 된다
의뢰인에게 받은 자료	안 된다
계약서, 사업 관련 문서	안 된다

의뢰인 자료는 특히 조심해야 합니다. 비밀유지 조항이 있는 계약이라면 제3자 서버에 올리는 것 자체가 위반이 될 수 있습니다. 외주 작업에서 주의할 점은 영상·디자인 외주에서 다뤘습니다.

다행히 위에 적은 기본 기능들은 전부 내 컴퓨터 안에서 처리됩니다. 어디에도 올라가지 않습니다. 민감한 파일은 이 방법만 쓰면 됩니다.

무료 사이트에서 또 하나 걸리는 게 워터마크입니다. 변환은 무료인데 결과물에 사이트 로고가 박히는 경우가 있습니다. 납품 직전에 발견하면 처음부터 다시 해야 합니다.

여러 장을 PDF 하나로 묶기

서류를 여러 장 제출할 때, 사진을 여러 개 보내면 받는 쪽이 싫어합니다. PDF 하나로 합치는 게 기본입니다.

맥은 사진들을 선택하고 마우스 오른쪽 → 빠른 동작 → PDF 생성을 누르면 끝납니다. 순서는 선택 전에 파일 이름으로 정렬해두면 그대로 들어갑니다.

윈도우는 사진을 모두 선택하고 오른쪽 → 인쇄에서 프린터를 Microsoft Print to PDF로 고르면 한 파일로 나옵니다.

순서가 중요한 서류라면 파일 이름을 01_, 02_ 처럼 숫자로 시작하게 바꿔둡니다. 1, 2, 10처럼 하면 10이 2보다 앞에 오는 일이 생깁니다. 두 자리로 맞추는 게 안전합니다.

납품 파일은 이름에서 갈린다

용량만 맞추면 될 것 같지만, 실무에서 더 자주 문제가 되는 건 파일 이름입니다.

한글과 띄어쓰기, 특수문자가 섞인 이름은 상대 컴퓨터에서 깨지거나 업로드가 안 되는 경우가 있습니다. 영문·숫자·밑줄만 쓰는 쪽이 안전합니다.

최종, 최종2, 진짜최종 같은 이름은 나중에 자기도 헷갈립니다. 날짜_내용_버전 순서로 적어두면 정렬만으로 최신 파일이 찾아집니다.

받는 쪽 입장에서는 이름만 보고 뭔지 알 수 있는 게 좋습니다. 이름을 정리해두는 것만으로도 수정 요청이 줄어드는데,

원본은 따로 둔다

줄인 파일로 원본을 덮어쓰면 되돌릴 수 없습니다. 줄어든 화질은 복구되지 않습니다. 이 글에 적은 방법은 기본 기능 위주의 일반적인 안내이고, 실제 줄어드는 정도는 파일에 따라 다릅니다.

원본 폴더를 하나 만들어두고, 줄인 파일은 업로드용이나 납품용처럼 다른 폴더에 넣습니다. 나중에 같은 사진을 다른 크기로 다시 써야 할 때 이 습관이 시간을 아껴줍니다.

작업 폴더를 어떻게 두는지까지 정리하려면 집에서 일하는 자리 만들기를 참고하면 됩니다.

제가 실제로 줄여본 파일은 GIF였습니다

저에게 용량이 문제가 됐던 건 사진이나 PDF가 아니라 움짤(GIF) 이었습니다. 네이버 블로그에 올리려는데 20MB를 넘으면 올라가지 않았습니다. 제 파일은 25MB였습니다.

그래서 ezgif 같은 온라인 사이트에 들어가서 압축을 했습니다. 25MB짜리를 18MB로 줄이는 데는 성공했지만, 그 대가로 화질이 많이 깨졌습니다.

항목	값
파일 종류	GIF (움짤)
올리는 곳	네이버 블로그 (20MB 초과 시 업로드 불가)
압축 전	25MB
압축 후	18MB
대가	화질이 눈에 띄게 깨짐

이 경험에서 배운 건 한도에 맞추려고 용량을 줄이면 화질이 같이 희생된다는 점이었습니다. 화질이 중요한 움짤이라면 압축을 더 하기보다, 길이를 줄이거나 장면을 잘라서 올리는 방법도 같이 생각해볼 만합니다. 그리고 위에서 설명한 것처럼, 이런 공개용 이미지는 온라인 도구에 올려도 부담이 없지만 신분증이나 서류는 다릅니다.

정리하면

• 용량이 커지는 이유는 대개 사진 해상도와 PDF 속 이미지 두 가지다
• 용도를 먼저 정한다. 인쇄용 파일은 줄이지 않는다
• 사진은 크기 조절과 품질 조정으로 기본 프로그램에서 줄어든다
• PDF는 다시 내보내면 크게 줄어드는 경우가 있다. 저장 후 용량과 화질을 확인한다
• 사진을 PNG로 저장하지 않는다. JPG로 바꾸면 크게 줄어든다
• 로고는 PNG로 유지한다. JPG로 바꾸면 투명 배경이 사라진다
• 신분증·통장·의뢰인 자료는 온라인 변환기에 올리지 않는다
• 원본은 따로 보관한다. 줄인 화질은 되돌아오지 않는다

용량 줄이는 일은 몇 분이면 끝나는 작업인데, 급할 때 검색해서 아무 사이트에 올리는 게 습관이 되면 언젠가 문제가 됩니다. 방법을 한 번 익혀두면 그다음부터는 손이 기억합니다.

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• 이렇게 줄인 파일을 저작권 문제없이 쓰려면 무료 폰트·이미지·도구, 쓰기 전에 상업적 이용부터 확인한다를 먼저 확인하세요
• 서류를 PDF로 받아 올려야 할 때는 부업하면 떼게 되는 서류와 같이 보면 좋습니다
• 블로그에 올릴 콘텐츠를 꾸준히 만드는 이야기는 블로그 부업, 초반 몇 달이 유독 힘든 이유에 있습니다